Le Soprintendenze archivistiche
hanno competenza regionale e sono istituite nei capoluoghi di regione con
l'eccezione della Soprintendenza per il Piemonte, che estende la propria
attività anche alla Val d'Aosta. Nell'accezione di archivi non statali rientra
una straordinaria varietà e molteplicità di complessi documentari di interesse
storico : da quelli appartenenti ad enti territoriali (regioni, province,
comuni) o ad altri enti pubblici (università, istituzioni culturali, camere di
commercio, banche, istituti di credito . . .) a quelli appartenenti a privati
(archivi familiari, archivi di persone, di partiti politici, di sindacati, di
imprese . . . ) e alle confessioni religiose. Questi ultimi sono naturalmente
soggetti ad un regime concordatario.
Il patrimonio documentario vigilato
è immenso e soggetto a continui incrementi; soltanto gli archivi comunali sono
oltre 8000.
Tra i compiti propri della funzione di tutela delle
Soprintendenze si segnalano: l'individuazione e il censimento degli archivi non
statali; la dichiarazione di notevole interesse storico degli archivi privati;
le ispezioni; la consulenza, a richiesta, sui metodi di conservazione, di
ordinamento e di inventariazione; la concessione del nulla-osta per lo scarto
degli archivi degli enti pubblici e di quelli dichiarati di notevole interesse
storico; l'intervento in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti dalla
legge; la valutazione delle priorità nell'erogazione dei contributi ai
possessori di archivi privati ed ecclesiastici; la valutazione dell'opportunità
di acquisire fondi documentari di interesse storico offerti in vendita, in dono
o in deposito agli Archivi di Stato.
E' inoltre attribuita alle
Soprintendenze la funzione di identificare e rivendicare gli archivi e i
documenti statali che si trovino fuori dalla loro sede istituzionale di
conservazione. Analoghi compiti vengono svolti, in collaborazione con gli enti
pubblici, per il recupero dei documenti ad essi appartenenti.
Gli archivi vigilati sono
molte decine di migliaia: gli archivi comunali sono oltre 8.000 e gli enti
pubblici non terrritoriali che hanno operato e operano in Italia
dall'unificazione sono circa 50.000.
Negli archivi comunali, soprattutto
dell'Italia centro-settentrionale, si trovano documenti che risalgono al
Medioevo. Documentazione antica si trova anche negli archivi degli enti
ospedalieri e di enti assistenziali, di banche, di organismi mercantili; più
recente, ma altrettanto di rilievo, è la documentazione di enti pubblici
economici.Anche il
patrimonio costituito dagli archivi privati - familiari, personali,
imprenditoriali, di istituzioni di varia natura, è molto ricco. La legge
archivistica impone al privato l'obbligo di denunciare alla Soprintendenza
archivistica il proprio archivio se contenga documenti anteriori agli ultimi 70
anni. I soprintendenti possono anche di propria autonoma iniziativa dichiarare
il "notevole interesse storico" degli archivi privati: a seguito di tale
dichiarazione sorgono per i privati particolari obblighi inerenti alla
conservazione e alla consultabilità dei loro
archivi.