Le Soprintendenze archivistiche hanno competenza regionale e sono istituite nei capoluoghi di regione con l'eccezione della Soprintendenza per il Piemonte, che estende la propria attività anche alla Val d'Aosta. Nell'accezione di archivi non statali rientra una straordinaria varietà e molteplicità di complessi documentari di interesse storico : da quelli appartenenti ad enti territoriali (regioni, province, comuni) o ad altri enti pubblici (università, istituzioni culturali, camere di commercio, banche, istituti di credito . . .) a quelli appartenenti a privati (archivi familiari, archivi di persone, di partiti politici, di sindacati, di imprese . . . ) e alle confessioni religiose. Questi ultimi sono naturalmente soggetti ad un regime concordatario.


Il patrimonio documentario vigilato è immenso e soggetto a continui incrementi; soltanto gli archivi comunali sono oltre 8000.
Tra i compiti propri della funzione di tutela delle Soprintendenze si segnalano: l'individuazione e il censimento degli archivi non statali; la dichiarazione di notevole interesse storico degli archivi privati; le ispezioni; la consulenza, a richiesta, sui metodi di conservazione, di ordinamento e di inventariazione; la concessione del nulla-osta per lo scarto degli archivi degli enti pubblici e di quelli dichiarati di notevole interesse storico; l'intervento in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti dalla legge; la valutazione delle priorità nell'erogazione dei contributi ai possessori di archivi privati ed ecclesiastici; la valutazione dell'opportunità di acquisire fondi documentari di interesse storico offerti in vendita, in dono o in deposito agli Archivi di Stato.

E' inoltre attribuita alle Soprintendenze la funzione di identificare e rivendicare gli archivi e i documenti statali che si trovino fuori dalla loro sede istituzionale di conservazione. Analoghi compiti vengono svolti, in collaborazione con gli enti pubblici, per il recupero dei documenti ad essi appartenenti.

Gli archivi vigilati sono molte decine di migliaia: gli archivi comunali sono oltre 8.000 e gli enti pubblici non terrritoriali che hanno operato e operano in Italia dall'unificazione sono circa 50.000.
Negli archivi comunali, soprattutto dell'Italia centro-settentrionale, si trovano documenti che risalgono al Medioevo. Documentazione antica si trova anche negli archivi degli enti ospedalieri e di enti assistenziali, di banche, di organismi mercantili; più recente, ma altrettanto di rilievo, è la documentazione di enti pubblici economici.

Anche il patrimonio costituito dagli archivi privati - familiari, personali, imprenditoriali, di istituzioni di varia natura, è molto ricco. La legge archivistica impone al privato l'obbligo di denunciare alla Soprintendenza archivistica il proprio archivio se contenga documenti anteriori agli ultimi 70 anni. I soprintendenti possono anche di propria autonoma iniziativa dichiarare il "notevole interesse storico" degli archivi privati: a seguito di tale dichiarazione sorgono per i privati particolari obblighi inerenti alla conservazione e alla consultabilità dei loro archivi.